活动百科|如何办一场论坛峰会?这几点很重要!

  论坛峰会每个行业都会有,有些行业为了塑造其完整性和行业归属性,还会每一年都举办一次行业内的论坛峰会,让参会者了解到每一年行业的走向和规划,以及学习一些新知识。论坛峰会的规模有大有小,大到两千以上,小到一两百人。关于如何将一场论坛峰会举办成功,关于以下几个点你一定要记住!

  一、关于会议场地(场地距离、住宿、人数、)

  1.关于会议场地,我们需要结合各方面因素去考虑。第一,会议时长是多久:若会议只一天时间,场地选择靠近周围设施完善的地铁站或交通便利的地点选择酒店和会场;若会议持续天数较长,这就涉及到参会者的住宿问题,最好是住宿与会场在同一酒店。场地预定,若有参会者住宿,住宿者餐饮也要一并考虑。沟通内容里,主要就是整体的费用、场地使用的细节、场地搭建的时间安排,有没有茶歇、单独的VIP休息室、自助餐和晚宴的价格,多余的餐券能退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?

  2.关于参会人数,人数达到100-300可以参考酒店宴会厅;人数达到300-1000,场地可以参考小剧院(能容纳一千以内的)、大型会议室以及酒店宴会厅(面积在1000㎡以上);人数达到2000以上,通常会用到体育馆、剧院、会展中心等。活动开始之前就嘉宾安排、活动流程、搭建布置,用电情况,需要提前告知场地方,甚至人再多点要走公安局备案。

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  二、关于议程(时间、地点、流程、注意事项)

  会议的议程是会议的指导性文件,确认会议议程,可以更加清晰详细的了解到会议前期中期及后期的进行步骤和情况。时间:会议进行时间,一天?两天?还是一周?会议中期哪个时间段干什么事情,是进行哪一个流程。需要与主办方确认扣好每一个流程的详细信息及注意事项。

  三、关于接待(车辆、礼仪、酒店服务)

  1.车辆接待,活动开始之前,我们需要提前了解到所有参会人员的航班信息和高铁信息,以便于我们在城市的每个高铁站和飞机场以及根据每个高铁站和飞机场的到达人数安排车辆和车次。关于车辆接待,这是一个需要动脑子,且繁琐的工作。

  接送参会嘉宾的车,需要看具体情况安排;参会人数是同一车次到达的一般用车的话不是丰田考斯特就是豪华大巴;若不是同一车次,会安排别克GL8、大众帕萨特,若有领导用车可以选择阿尔法商务车、奔驰S600、奥迪A6L;但必须保证每车等待时间不超过30分钟。那么这里做完,你需要在每个站点安排接站人员,每个站点的接站人员必须了解该站点所有的车次信息和安排接送参会嘉宾的车辆信息(车型、司机姓名、联系方式、车牌号、颜色、停车场位置),以便于接站人员的引领。

  2.酒店服务,车接到嘉宾,到了酒店之后。有VIP参会嘉宾需要提前和酒店沟通拿到房卡,他们一来就直接进房间。这些级别的领导,他们的房间必须提前准备,通常酒店会有一份小的欢迎水果,需要和酒店确认,或者准备上我们自己制作的欢迎信函。VIP的礼品、流程表、发言稿、嘉宾证等都提前放进他们房间。普通参会宾客,我们通常的做法是在酒店大堂设立一个我们的活动接待台,提前将所有房卡拿到,嘉宾和媒体要分开签到(就是桌上放两个签到牌,一个是嘉宾,一个是媒体,这很简单)签完到拿完资料袋就结束了。这个接待台,最好保证一直有我们自己的人在。

  3.礼仪人员,需要提前培训,服装、妆容要统一,妆容包括发型、眼影、眼线、唇彩、指甲油、耳环、项链、发饰等,但一般正规且严肃的会议,礼仪是不能涂指甲油,染头发,戴耳环项链的。根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。

  4.安保,当会议需要用到安保的时候,说明这个会议的级别很高,保安的话统一服装,身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场确认参会资格、还有就是VIP休息室到会议现场的通道。

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