活动百科|活动策划公司如何打造一支专业且高效的团队

活动策划公司建立一支专业且高效的项目团队主要包括以下要点:
1、团队的规模要适当、易于管理。最有效率的团队包含2到25人,而其中的大多数不超过10人。
2、选择适当的人员来组成团队,团队成员的知识结构应该合理搭配。
3、团队的领导者需要得到更为专业的培训或具备专业经历,甚至具备个人魅力和感召力。
4、整个团队需要一套系统的专业的培训,借助培训来更好地完成任务。
5、团队成员之间,组织机构的成员之间任务要明确,且要互相信任,互相支持。
6、在工作人员和组织机构之间需要平行及垂直的交流。
7、要赋予团队成员和志愿者必要的权力和实实在在的责任。
8、 在工作环境中营造快乐、轻松、幽默的氛围。
9、对于团队成员和志愿者的贡献要给予充分地肯定。
10、要创造机会让团队成员和志愿者庆祝自己的成功。
一名优秀的公关活动项目经理需要具备以下的能力和技能:
1、建立并运用团队,并具备领导才能
2、成功地认定任务之所在,并保质保量按时完成任务
3、把项目计划与活动的战略、营销和艺术内容等计划整合在一起
4、按照行业标准来进行风险管理
5、能有效地运用财务控制、指标、和报告
6、制定活动的供应计划,管理合同
7、具有一定沟通技巧和语言表达能力
8、联络并管理众多的外部利益相关者,包括公共和私营的组织机构
9、为管理高层和客户撰写管理进度报告,包括项目评估和项目总结
10、具备该活动以及相同领域中其它类似活动的知识
 
除了人员的优势组合之外,还有一种组合方式可以增加公关策划公司的软实力,那就是选择性的专业外包。一个专业的以公关活动运营为主营业务的公司,不仅仅应该是一个活动执行的高手,而更应该是一个资源整合的高手,公司一旦做大做强,就不可能事必躬亲,所有的工作都由自己的团队去做,而是应该根据自己的不足,选择性地把一些专业性的工作分包出去,让更加专业的团队去做。比如大投入的灯光音响,购置一套的成本可能非常高,而我们可能一年只有几个活动需要用到这种设备,那么我们就没有必要去采购这一整套的设备,活动主办方就更不可能为了一个活动去采购一套灯光、音响系统了。但是我们知道,市场上有很多这样的专业的设备公司,他们不仅提供音响设备,还会配备专业的操作设备的技术人员来配合你的活动执行,以保障活动现场预期效果的实现,甚至还可能为活动增色。那么我们要做的工作就是将这些专业的团队整合进我们的团队中,通过长期合作,让这些专业人士变成我们团队的一部分成为我们的联合团队。从另一个角度来说,我们投资一百万,买一套设备,一年可能只用一次,而如果把这一百万包给专业的设备公司去做,一年可以用十次,这样又符合批量采购的原则,可以为公司节省很多预算成本,而且也解决了这些工作人员在活动中所涉及的保险问题。可以说,这是一个一举多得的团队管理策略。
 
当然,之所以说有选择的进行外包,也不是所有活动所需的设备都可以用这种租赁和外包的方式来完成,比如说一些主题活动中有特色的服装、复杂的舞台道具,这些都需要根据活动主题的要求来订做才能达到预期的表现效果。

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