活动百科 | 一场线下活动的策划执行全流程清单
举行一场活动的流程是怎样的呢？很多细节如何有条不紊的进行呢？这一直是困扰很多人的问题，下面魔帝文化来为大家总结一场线下活动的策划执行全流程清单。
1.活动主题：主题一定要明确，需传达活动的核心思想。
2.活动时间：考虑用户时间是否方便。
3.活动地点：符合活动主题定位。
4活动对象：确定目标用户及潜在用户。
5活动描述：亮出你会怎么做，做什么活动，有什么亮点从而打动用户。
6参与方式：至少要征集报名用户留下姓名和联系方式。
7活动规则：各种要求和注意事项，比如参与人员筛选标准、着装要求、报名截止时间、报8.名成功通 知时间、活动问题咨询方式等等。
9.推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等。
10预期效果：比如活动对平台数据或用户有什么帮助。
11.成本预估：包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。
一、制作活动推进时间表，推进工作
方案通过后，正式进入执行阶段，一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点，分配好各项工作并确定各项工作负责人，活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。1.活动主题：主题一定要明确，需传达活动的核心思想。
2.活动时间：考虑用户时间是否方便。
3.活动地点：符合活动主题定位。
4活动对象：确定目标用户及潜在用户。
5活动描述：亮出你会怎么做，做什么活动，有什么亮点从而打动用户。
6参与方式：至少要征集报名用户留下姓名和联系方式。
7活动规则：各种要求和注意事项，比如参与人员筛选标准、着装要求、报名截止时间、报8.名成功通 知时间、活动问题咨询方式等等。
9.推广渠道：投放时间、投放渠道、投放资源位置等。
10预期效果：比如活动对平台数据或用户有什么帮助。
11.成本预估：包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用。
一、制作活动推进时间表，推进工作
二、确定活动场地
线下活动则场地选择尤为重要。过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等，实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。如果你没有办法在有限的经费内选择最符合活动主题的优质场地。
三、活动画面设计制作
文案确定后，与设计沟通需求及时间节点，可以找一些参考素材以减少沟通成本。并与技术保持沟通，确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。
四、视频、宣传物料等设计制作
要注意各物料主题风格的统一，包括图案、尺寸等，并跟踪制作情况，包括材质、色差、打样、工期等，确保保质保量完成。
五、活动征集、统计及通知
报名情况一定要及时统计，一旦发现报名人数过少，离预期人数差距过大，及时增加投放渠道和投放力度，保证活动人数。活动前通知报名成功用户，根据报名留下的联系方式，电话、短信都行，确认能够准时参加活动的具体人数。
六、制作活动执行方案，分解执行任务
制作一份活动现场执行方案，结合设定的活动流程，把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人，执行方案一般精确到分钟。
在线下执行之前的一两天，召集所有执行人员开活动动员会，下发执行方案，逐项分解任务到个人，保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作。
七、制作物料、礼品清单
把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明，并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点，交待给各自的负责人，如果所需物料和礼品种类比较多，最好再做一个表格，交给各项物品负责人。
八、活动应急预案
至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题，并想好相应的解决办法，在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。
九、活动场地布置及现场执行
一般提前一天或提前半天完成场地布置。
执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位，签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求。在活动正式开始时间前 1-2 小时到场，准备各自负责物料和奖品，尤其是负责签到的同学，不要让用户觉得早到无人接待。
提前建一个活动执行群，出现突发情况，及时通报，比如某个执行人员迟到，总负责人要立马安排其他人补位 。
十、活动流程
活动流程表根据活动环节安排而定，从开始到结束每项工作分配到个人。如果活动进行中再出现流程变化，总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对，并通知其他执行人员。
十一、用户离场
最终预定的各项流程全部执行完毕，用户离场，所有执行人员可以放轻松一些啦，大家拍个照片，盘点收集一下剩余物料和礼品，完成清场任务，就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。
十二、活动回顾和活动效果报告
活动结束后一般要有活动回顾。如果要求比较急甚至活动结束就要发布，那么总负责人要提前制定活动回顾人员，在活动进行中就同步写作，并及时拷出摄影照片，这样基本在活动结束后就能很快出稿了。
出稿后迅速交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话，可以等改天再做，在约定时间前发出就好。
活动结束后一般还需提交一份活动结案，大致包括活动概述、活动效果统计等各部分成果和数据汇总还要总结经验教训，从头到尾把整个活动梳理一遍，重点总结两个方面：
活动流程，哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题，思考以后如何优化流程。
总结所有出现的问题和自己的应对措施，有哪些应对得不错，有哪些应对不足以后如何改善，最好都记录下来。
通过这样复盘，你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的，成功的部分保留，失败的部分提醒自己下次注意，想办法去解决。
魔帝文化定位于专业的活动策划执行公司，以上海、北京两地为起点，服务于全国各地品牌和企业客户，业务覆盖品牌公关活动策划,会议会务策划,庆典策划,会展策划，更多行业知识活动策划，欢迎拨打咨询电话：021-52260979。
最终预定的各项流程全部执行完毕，用户离场，所有执行人员可以放轻松一些啦，大家拍个照片，盘点收集一下剩余物料和礼品，完成清场任务，就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。
十二、活动回顾和活动效果报告
活动结束后一般要有活动回顾。如果要求比较急甚至活动结束就要发布，那么总负责人要提前制定活动回顾人员，在活动进行中就同步写作，并及时拷出摄影照片，这样基本在活动结束后就能很快出稿了。
出稿后迅速交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话，可以等改天再做，在约定时间前发出就好。
活动结束后一般还需提交一份活动结案，大致包括活动概述、活动效果统计等各部分成果和数据汇总还要总结经验教训，从头到尾把整个活动梳理一遍，重点总结两个方面：
活动流程，哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题，思考以后如何优化流程。
总结所有出现的问题和自己的应对措施，有哪些应对得不错，有哪些应对不足以后如何改善，最好都记录下来。
通过这样复盘，你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的，成功的部分保留，失败的部分提醒自己下次注意，想办法去解决。
魔帝文化定位于专业的活动策划执行公司，以上海、北京两地为起点，服务于全国各地品牌和企业客户，业务覆盖品牌公关活动策划,会议会务策划,庆典策划,会展策划，更多行业知识活动策划，欢迎拨打咨询电话：021-52260979。
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